亳州市公共資源交易監(jiān)督管理局亳州市檔案局

關于印發(fā)《亳州市公共資源交易項目

檔案管理暫行辦法》的通知

亳公管〔2017〕105號

 

各縣、區(qū)公共資源交易監(jiān)督管理局、檔案局，市公共資源交易中心、各縣分中心，各有關招標代理機構：

現將《亳州市公共資源交易項目檔案管理暫行辦法》印發(fā)給你們，請按照要求認真抓好貫徹執(zhí)行。

 

 

 亳州市公共資源交易監(jiān)督管理局    亳州市檔案局

                                                                                 2017年7月26日

（此件公開發(fā)布）

 

亳州市公共資源交易項目檔案管理暫行辦法

 

第一條  為加強公共資源交易項目檔案（以下簡稱項目檔案）管理，確保公共資源交易項目檔案真實、完整、安全保管和有效利用，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國保守國家秘密法》《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》和《安徽省公共資源交易監(jiān)督管理辦法》等法律法規(guī)，結合本市實際情況，制定本辦法。

第二條  本辦法所稱項目檔案，是指在公共資源交易活動過程中直接形成的具有保存和利用價值的各種文字、圖表、聲像及電子數據等不同形式和載體的歷史記錄。

項目檔案是國家檔案的重要組成部分，主要分為工程建設、政府采購、建設用地使用權和礦業(yè)權出讓、國有產權交易等四類。

第三條  項目檔案作為反映公共資源交易活動的重要記錄和史料，具有重要的查考價值和憑證作用，應當依法安全保管和保密，不得涂改、偽造、變造、隱匿或者擅自銷毀等，其內容必須完整、準確、系統(tǒng)，能夠真實反映公共資源交易的監(jiān)督管理等活動。

第四條  各級公共資源交易監(jiān)督管理部門應當加強對項目檔案工作的組織領導，建立健全檔案工作制度，應配備專（兼）職項目檔案管理人員，保障檔案工作所需的經費，配備適應檔案管理和現代化要求的技術設備，有條件的單位可以設立綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理本單位各門類項目檔案。

第五條  項目檔案工作實行“統(tǒng)一領導、分級管理”的原則，接受上級主管部門的監(jiān)督檢查和同級檔案行政管理部門的業(yè)務指導，任何單位和個人不得據為己有或擅自銷毀。如未經批準，任何人不得查閱利用項目檔案，檔案管理人員負責做好項目檔案的驗收、整理、保管和提供利用服務等，同時必須做好項目檔案的保密工作。

按照“誰形成、誰負責”的原則，項目單位或其委托代理機構按照“誰代理、誰立卷、誰移交”的歸檔管理要求，做好項目檔案原始記錄材料的收集、整理、立卷、歸檔和移交工作，檔案管理人員負責對移交的項目檔案審查驗收，確保項目檔案收集齊全、真實、有效，并按照國家規(guī)定定期向國家綜合檔案館移交。

第六條  公共資源交易代理機構應當在公共資源交易招標程序完成后30日內，將公共資源交易文件材料收集、立卷，及時向（工程招投標科、政府采購科、產權交易科等）業(yè)務科室移交驗收。同級公共資源交易監(jiān)督管理部門組織相關業(yè)務部門對檔案進行復核審查，并簽字確認其文件材料的真實性、完整性，最終移交檔案室。如發(fā)現公共資源交易文件材料存在收集不全、偽造或未按照要求立卷裝訂等情況的，檔案室應當拒絕接收，并退回重新立卷。

第七條  檔案室對接收的檔案應當及時進行排序、編號、編目，編制檢索工具，并入庫上架保管。

第八條  檔案移交時應當辦理有關移交手續(xù)，并簽字，一式兩份，檔案員工作變動時，應當經同級公共資源交易監(jiān)督管理部門分管領導簽字認可后，辦理交接手續(xù)。

第九條  項目檔案應當根據公共資源交易管理程序所形成的文件材料，做到應收盡收、應歸盡歸，確保公共資源交易文件材料收集齊全完整。

第十條  公共資源交易文件材料歸檔范圍。項目檔案按照交易類別分為工程建設、政府采購、建設用地使用權和礦業(yè)權出讓、國有產權交易等四類。具體規(guī)定范圍如下：

（一）工程建設類（類別代碼：YWGC）

1.公共資源申請表；2.招標項目有關的領導批示、文件材料；3.建設工程項目立項批復；4.建設工程規(guī)劃許可證；5.建設規(guī)劃用地許可證；6.建設單位資金證明材料，項目初步設計批復；7.施工圖審查批準書；8.工程建設項目招標代理合同；9.建設工程招標控制價備案表；10.招標工程量清單；11.招標控制價；12.招標實施方案；13.交易文件；14.招標公告信息；15.招標澄清、修改、答疑文件；16.評標專家抽取申請表；17.項目開標的有關過程材料；18.投標人授權委托書；19.開標現場監(jiān)督記錄表；20.開標記錄表；21.評標專家簽到表；22.項目評標過程材料；23.評標報告書；24.中標公示；25.投訴調查材料；26.投訴處理材料；27.中標通知書；28.中標單位投標文件及其他材料。

（二）政府采購類（類別代碼：YWCG）

1.政府采購入場交易申請表；2.采購項目有關的領導批示、文件材料；3.政府采購需求計劃和資金落實情況表；4.采購單位承諾書；5.交易文件（招標文件）；6.招標公告信息；7.招標澄清、修改、答疑文件；8.評標專家抽取申請表；9.開評標的有關過程材料（投標人報名表、遞交投標文件登記表等），評標專家簽到表、評委須知、投標人授權書、開標記錄表，詢標函或現場異議申請，評標，初審，復審，打分匯總表，評標報告書；10.中標（成交）結果公告；11.投訴調查材料；12.投訴處理材料；13.中標通知書；14.交易合同；15.驗收報告；16.電子材料；17.中標單位投標文件。

（三）產權交易類（類別代碼：YWCQ）

1.評估報告；2.交易有關領導批示、文件材料；3.行政事業(yè)單位國有資產出租（售）審批表；4.法定代表人授權委托書；5.招標實施方案審批表；6.公告（代招租文件）；7.招標澄清、修改、答疑文件材料；8.開標的有關過程文件材料；9.成交確認書；10.開標現場監(jiān)督記錄表；11.中標公示；12.招標交易費及代理服務費確認表；13.招標采購受理呈批標簽；14.投訴調查材料；15.投訴處理材料；16.中標通知書；17.租賃合同；18.電子材料。

（四）土地交易類（類別代碼：YWTD）

1.公開出讓公告；2.出讓成交結果公示。

第十一條  公共資源交易文件歸檔應當符合以下要求：

（一）歸檔的文件材料應當做到字跡工整、圖樣清晰，簽字手續(xù)完備，蓋章、日期等標識完整；

（二）書寫和裝訂材料符合檔案保護的要求；

（三）歸檔的電子文件材料應當符合《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894）的要求。

第十二條  項目檔案保管期限分為永久和定期兩種，其中定期一般分為30年、15年。工程建設類300萬以上、政府采購類200萬以上，以及其他類列為永久，工程建設類50—300萬，政府采購類30—200萬項目列為30年保管；工程建設類50萬以下，政府采購類30萬以下項目列為15年保管。保管期限從建立檔案后的次年1月1日起開始計算。

第十三條  公共資源交易文件材料按照下列要求，以公共資源交易項目為單位進行整理：

（一）項目檔案的檔號結構。按照全宗號——檔案門類代碼·年度——保管期限——項目代號——案卷號的規(guī)則編制。如“0062—YWCG·2016—Y—001—003”，是指本單位全宗號為0062，2016年度形成的永久保管的政府采購類第一個項目第三卷。

（二）組卷。根據公共資源交易文件材料收集范圍，以單個項目為單位，根據招投標項目文件材料的多少，組成一卷或數卷，案卷的厚度原則上200頁以內。

（三）卷內文件排列。項目檔案卷內文件材料排列順序為“封面—卷內目錄—卷內文件—備考表—封底”。其中卷內文件的排列順序為每種項目的收集順序。

（四）頁碼編制。案卷采取每卷單獨編號，頁號從“1”開始，用鉛筆編寫于文件材料正面右上角，反面左上角處，無字不編頁號。案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。對已裝訂成冊有頁號的案卷，原則上不再重新編寫頁號，要加案卷封面、卷內目錄和卷內備考表，裝訂材質不符合長期保管要求的，要重新進行裝訂，確保檔案滿足長期保管要求。

（五）案卷材料的填寫。填寫卷內文件目錄（見附件1）和備考表（見附件2），填寫案卷封面（見附件3），

（六）案卷的裝訂。項目檔案案卷采取三孔一線法用棉線進行裝訂，在打結處貼密封條，并在騎縫線上加蓋立卷人簽名章。

（七）將案卷按一定的順序進行排列和編號、編制案卷目錄（見附件4），裝入檔案盒保存（見附件5）。

（八）電子文件材料按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）、《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范》（DA/T38-2008）和《檔案數字化光盤標識規(guī)范》（DA/T52-2014）的要求進行整理，對應的紙質檔案要標注互見號。

第十四條  項目檔案應當有專門的存放地點，并配備相應的保管設施設備，做好防盜、防火、防蟲、防潮、防塵、防光、防高溫和防磁等保護工作，做好檔案的溫濕度管理，確保檔案安全。

第十五條  各級公共資源交易監(jiān)督管理部門應制定相應的項目檔案利用制度，包括利用范圍、利用方式、利用審批程序等。涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人、家庭隱私的，須按照《中華人民共和國保守國家秘密法》規(guī)定辦理。

第十六條  檔案的銷毀。

（一）公共資源交易監(jiān)督管理部門應當成立鑒定小組，對保管期滿的項目檔案進行價值鑒定。對有繼續(xù)保存價值的，可以延長其保管期限。無保存價值的，提出銷毀意見，并建立銷毀清冊。

（二）項目檔案應當經主管領導批準，并派三名以上工作人員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應當對照銷毀清冊清點核對所要銷毀的項目檔案，并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊永久保存。

第十七條  各級公共資源交易監(jiān)督管理部門應當積極推進項目檔案數字化和信息化建設，加強公共資源交易電子檔案管理。紙質檔案數字化嚴格按照《紙質檔案數字化技術規(guī)范》（DA/T31-2005）執(zhí)行。圖像文件采用彩色模式，掃描分辨率不低于300dpi，存儲采用PDF或JPEG格式。

第十八條  因工作需要查閱利用項目檔案，應事先填寫《項目檔案查閱利用登記表》，經同級公共資源交易監(jiān)督管理部門分管領導同意后方可調閱。

第十九條  檔案管理人員應當核對調閱利用者與《項目檔案查閱利用登記表》上填寫的姓名及調閱者人數是否一致，查閱檔案應在指定位置和管理人員在場的情況下進行。項目檔案原則上不得外借。查閱利用項目檔案過程中，嚴禁吸煙，嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等，嚴禁涂改、抽取、撤換、添加、拆撕或損壞檔案的行為。

第二十條  各級公共資源交易監(jiān)督管理部門應當對在項目檔案收集、整理、保管、利用等工作中做出顯著成績的單位和個人給予表彰、獎勵。

第二十一條  對違反檔案管理規(guī)定，造成公共資源交易項目檔案損毀、丟失的，依法追究相關人員的行政、法律責任，情節(jié)嚴重的依法移送司法機關處理。

第二十二條  本辦法由亳州市公共資源交易監(jiān)督管理局負責解釋。

第二十三條  本辦法自發(fā)布之日起施行。

 

附件1

卷內文件目錄

序號	文號	責任者	文件題名	日期	頁號	備注

序號：卷內文件的排列先后順次填寫的順序號

文號：文件的發(fā)文字號，一般由單位代字、年度、順序號組成。責任者：文件的發(fā)文單位或署名者。
題名：卷內文件標題。沒有題目的，應自擬題名。

日期：卷內文件材料的形成日期，以8位阿拉伯數字填寫，不足部分補“0”。如：20160523.

頁號：每份文件所對應的頁號；最后一件文件，應填寫起止頁號。

備注：對卷內文件變化時說明。

 

附件2

卷內備考表

互見號：填寫與本卷材料對應的其他檔案的檔號。如光盤編號。

本卷情況說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移除銷毀等情況，對本卷的文件材料、圖樣材料和其他檔案的補充說明。

立卷人：由責任立卷整理人簽名。

檢查人：由案卷質量審核者簽名。

立卷日期和檢查日期：分別填寫立卷完成日期和檢查日期。

附件3

案卷封面

亳州市公共資源交易 監(jiān)督管理局
業(yè)務檔案
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本項目共   卷，本卷第    卷			歸檔號
		全宗號	類別號	項目代號	案卷號

 

附件4

案  卷  目  錄

序號	檔號	項目編號	案卷題名	總頁數	保管期限	備注

 

 

附件5  檔案盒盒脊            公共資源交易項目檔案封條